мы формируем навык эффективности
умение делать правильные вещи правильно
Тренинг центр
бизнес обучения и подготовки
руководителей
(495) 767-06-15

Статьи

Выбрать другую статью

Совещание может проводиться также в целях получения быстрой реакции сотрудников - это помогает колеблющимся руководителям принять управленческое решение, на самом деле руководителю важно выслушивать не одобрение, а мнение людей по обсуждаемой ситуации.

ТРЕНИНГ СОВЕЩАНИЯ: ПРАВИЛА  ВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ - ЭТО ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

Совещания проходят наиболее эффективно, когда для их подготовки и проведения применяются следующие основные правила и рекомендации:

ТРЕНИНГ СОВЕЩАНИЯ: ПРАВИЛА  ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СОВЕЩАНИЯ КАК ИНСТРУМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ

1.  Определить цели и задачи совещания до того как оно начнется: совещания, как правило,  проводятся со следующими целями:
  • сделать доклады;
  • выработать коллективные мнения или решения;
  • осуществить анализ или принять решение;
  • одобрить идею, программу или решения;
  • осуществить обучение; 
  • примирить противоположные точки зрения
  • передать важную для дальнейшей деятельности информацию;
  • снять напряженность и обеспокоенность среди сотрудников путем предоставления точной информации и оглашения мнения руководства  предприятия;
  • внедрить новую продукцию или систему;
  • выработать новые идеи или концепцию;
  • важная цель любого совещания - убедиться, что все участники одинаково воспринимают ту или иную информацию
  • кроме того, совещание проводится также в целях получения быстрой реакции персонала - это помогает колеблющимся руководителям принять управленческое решение, на самом деле руководителю важно выслушивать   не одобрение, а мнение людей по обсуждаемой ситуации.

2. Заранее подготовить и разослать (минимум за 3 дня) повестку совещания, которая поможет в подготовке и решении намеченных задач, сделает совещание более управляемым, даст каждому участнику возможность принять в нем эффективное участие, предварительно к нему подготовившись.

3. Проконсультироваться с участниками по повестке совещания, это позволит поднять все важные для рассмотрения вопросов совещания темы,

4. Не включать в повестку дня другие вопросы, чтобы хватило времени для обсуждения вопросов совещания и были достигнуты поставленные цели, 

5. Определить заранее не только время начала совещания, но и время его окончания, и указать его в объявлении вместе с повесткой дня. В этой ситуации участники будут стараться найти решение за отведенное время и это позволит контролировать ход совещания,  

6. Руководитель должен быть знаком с каждым пунктом повестки дня, чтобы при необходимости коротко сформулировать суть дела.

ТРЕНИНГ СОВЕЩАНИЯ: ТЕХНИКИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ СОВЕЩАНИЯ:

  1. заранее изучить состав своей аудитории
  2. постараться предугадать отношения и позиции, которые будут заняты участниками в ходе совещания
  3. четко определить, что нужно сказать
  4. прибыть заранее и вовремя начать совещание
  5. говорить с присутствующими на понятном для них языке
  6. сообщить о регламенте и об общей стоимости совещания, исходя из почасовой оплаты участников
  7. в начале совещания уточнить повестку совещания
  8. следить за соблюдением повестки дня
  9. вести себя твердо и уверенно, сохранять беспристрастность
  10. не выпускать из рук бразды управления совещанием
  11. предупреждать о недопустимости выступлений не по существу повестки дня, периодически напоминать о целях совещания
  12. представлять документы просто и коротко, при возможности использовать визуальные технические средства
  13. использовать конструктивную критику, останавливать слишком горячие споры
  14. сбалансировать обсуждение, обеспечить участие в обсуждаемых вопросах  каждого
  15. внимательно слушать участников, сделать все, чтобы стимулировать обмен мнениями
  16. стимулировать конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей при обсуждении вопросов
  17. следить за соблюдением корректности дискуссий
  18. изучить и проанализировать все предложения и мнения
  19. обобщать принимаемые решения на каждом этапе совещания
  20. подвести итоги совещания, сформулировать выводы, поставить задачи
  21. завершить точно в назначенное время
  22. в заключение настроить участников совещания на эффективную работусделав акцент на интересах участников
  23. акцентировать внимание участников на том, что должно быть сделано, кем и в какие сроки.

ТРЕНИНГ СОВЕЩАНИЯ: ЭФФЕКТИВНЫЕ ТЕХНИКИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ СОВЕЩАНИЕМ:

  1. ставить вопросы в открытой форме;
  2. подчеркивать выступления участников, которые наиболее точно отразили цели совещания;
  3. направлять на обсуждение присутствующих все вопросы, задаваемые председательствующему;
  4. не останавливать свое внимание на замечаниях не по теме;
  5. вновь объявлять пункты повестки дня в тех случаях, когда дискуссия уходит в сторону от стоящих перед совещанием целей;
  6. твердо ставить на место тех участников, которые монополизируют дискуссию, передавая слово другим присутствующим;
  7. при возникновении серьезной проблемы обращаться к мнению присутствующих, чтобы знать, следует ли ее вносить в нынешнюю повестку дня или лучше оставить для следующего совещания;
  8. по мере решения пунктов повестки информировать участников о продвижении работы с помощью краткого резюме;
  9. учитывать выступления участников, которые вскрывают имеющиеся трудности и препятствия в решении проблемы и которые показывают пути их преодоления;
  10. формулировать относящиеся к этому моменту требования, вопросы, аргументы, альтернативные предложения таким образом, чтобы побудить участников совещания к тщательному разбору данной проблемы и поискам путей ее решения; 
  11. держать под контролем перерывы и блокировать некоторые фразы типа «Этого просто нельзя сделать в наших условиях»;
  12. повышать интенсивность проведения совещания, если снова и снова доводить до сознания всех участников намеченную цель совещания;
  13. жестко нейтрализовать участников,  которые односторонне излагают второстепенные вещи, не имеющие прямого отношения к цели совещания и мешающие творческому обмену мнениями;
  14. периодически обобщать достигнутое, четко формулировать задачи, которые предстоит решать, нейтрализовать возникающие между участниками совещания недоразумения и споры;
  15. повторять принятые решения по отдельным пунктам проблемы и согласованные моменты, чтобы заручиться одобрением участников и исключить разногласие и противодействие в будущем;
  16. соответствующим образом реагировать на:
  •  голословные утверждения и требовать четких доказательств,
  • нечеткую постановку вопросов (пытаться понять смысл задаваемых вопросов) и при необходимости задавать встречные вопросы или вопросы «на понимание»,
  • возражения (отрицательные решения должны быть всегда обоснованы),
  • нарушения дисциплины или некорректность поведения кого-либо из участников совещания,
  • скованность участников при изложении ими своих мыслей, облегчая их участь легкими наводящими вопросами.

Продолжение следует ... на  тренинге совещания