мы формируем навык эффективности
умение делать правильные вещи правильно
Тренинг центр
бизнес обучения и подготовки
руководителей
(495) 767-06-15

Статьи

Выбрать другую статью

Эффективный тайм менеджмент начинается с четкого определения приоритетов. Очевидно, что существует предел и нашим возможностям, и доступному нам времени. Определенные вами приоритеты свидетельствуют о том, что некоторые цели, сохраняя важность и привлекательность, менее срочны, чем другие, поэтому их выполнение может подождать, пока не будут удовлетворены более насущные потребности.

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА - ЭТО ОСНОВНОЙ МЕТОД ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.  

Время - это материя, из которой соткана жизнь. Именно благодаря времени становится возможным стремление к мечте, достижение целей и наслаждение от плодов нашего труда. Если вы попросите какую-либо группу людей описать текущие проблемы, беспокоящие их, в первую очередь чаще всего будет значиться проблема тайм менеджмента. На тренинге тайм менеджмента формируется навык эффективного управления временем. Поскольку подход к распоряжению временем кроется в отношении к самому себе и к окружающему миру, то привычки, определяющие ваше отношение к управлению собственным временем можно изменить только через изменение образа отношений.
 

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА: ТИПЫ ПРОБЛЕМ В ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТЕ  

Эксперты в области менеджмента могут вам сказать, что большинство выполняемых ими функций можно определить как планирование, принятие решений, организация, управление и контроль. Поскольку в вашей собственной жизни именно вы - исполнительный директор или управляющий, значит, вам необходимо эффективно планировать, организовывать, управлять и контролировать использование собственных ресурсов, один из которых - время. Большинство людей, когда их просят описать основные проблемы, связанные с тайм менеджментом, в первую очередь указывают на внешние обстоятельства: факторы, отвлекающие от работы, телефонные звонки, вопросы коллег, ошибки, недостаточно эффективная коммуникация с другими, требования, поступающие к ним извне, рутинные повседневные задачи. Все перечисленное выше можно назвать факторами траты времени - факторами, ворующими у вас время. Однако при более тщательном анализе становится очевидным, что «внешние» обстоятельства гораздо менее значимы по сравнению с внутренними привычками и склонностями личности, позволяющими подобным отвлекающим факторам проникнуть в вашу жизнь. Тренинг тайм менеджмента формирует навык борьбы с отвлекающими факторами как внешними так и внутренними. Наличие факторов, отвлекающих вас от работы, когда к вам заходят люди или вам звонят по телефону - может быть обусловлено вашей неспособностью контролировать и себя, и сотрудников, приходящих к вам с отчетами и докладами. Если к вам часто обращаются с вопросами, это может быть результатом неумелой коммуникации, нечеткого доведения задач или неспособностью делегировать полномочия; ошибки являются следствием недостаточного или недостаточно эффективного планирования либо принятия решений; внешние факторы начинают вас одолевать и отвлекать, когда отсутствует грамотное использование методов тайм менеджмента; выполнение повседневных рутинных задач отнимает у вас слишком много времени, поскольку неэффективно организован сам рабочий процесс. На тренинге тайм менеджмента формируется навык эффективного делегирования полномочий.

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА: ПРОГРАММА ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА 

Эффективный тайм менеджмент начинается с четкого определения приоритетов. На тренинге тайм менеджмента формируется навык расстановки приоритетов. Очевидно, что существует предел и нашим возможностям, и доступному нам времени. Определенные вами приоритеты свидетельствуют о том, что некоторые цели, сохраняя важность и привлекательность, менее срочны, чем другие, поэтому их выполнение может подождать, пока не будут удовлетворены более насущные потребности. Использование тайм менеджмента для достижения важных целей и выполнения безотлагательных задач - продуктивно и эффективно; работать над проектами, в действительности не имеющими какого-либо серьезного значения для вас, - пустая трата вашего времени. Действуя таким образом вы размениваете себя по мелочам. Анализ использования вами времени следует начать с четкого определения приоритетов. Если вы желаете превратить ваши приоритеты в желаемые действия, то используйте один из классических методов тайм менеджмента: вам необходимо на трех листах составить перечень всех дел, которые вы собираетесь осуществить в ближайшие несколько дней. Первый лист озаглавьте «Неотложные дела». Запишите на этом листе все планируемые действия и мероприятия, которые следует выполнить любой ценой, невзирая ни на что. Они жизненно важны для удовлетворения ваших личных потребностей, а также потребностей вашей семьи и ваших нужд в деловой сфере. Второй лист озаглавьте «Важные дела». На нем отметьте все свои планы, которые вам хотелось бы выполнить. Однако, если, в силу каких-либо форс-мажорных обстоятельств, вы будете вынуждены их отложить или вообще вычеркнуть из списка, то ничего серьезного не произойдет. Третий лист озаглавьте «Перспективные (или «Желательные») задачи». В нем запишите все мероприятия, которые в настоящий момент не являются актуальными для вас, однако их осуществление вполне желательно, пусть не сейчас, а немного позже. Данный метод тайм менеджмента позволяет фиксировать планы и задачи в виде сознательного решения, принятого на основе и с учетом ваших собственных жизненных ценностей и потребностей. На тренинге тайм менеджмента формируется навык эффективного использования основных методов тайм менеджмента. Подобный подход служит лучшим доказательством того, что вы полностью контролируете свою жизнь и способны сами выбирать то, что хотите делать. Периодически просматривайте составленные списки и анализируйте их. Возможно, некоторые задачи  из перечня «Важные дела», перешли в разряд «Неотложных» или же, наоборот, потеряли свою приоритетность и превратились во всего лишь «Перспективные задачи». При этом учитывайте, что под воздействием изменившихся обстоятельств, срочные дела могут потерять свою приоритетность и важность. Отмечайте мероприятия по мере их выполнения. Если планируемая задача остается в перечне «Перспективных» более месяца, вычеркните ее. Судя по всему, она не так уж и важна для вас. Поскольку вы сами составляете перечень своих планов и предполагаемых мероприятий, в вашей власти изменить их.

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА: ПЛАНИРОВАНИЕ 

Понимание своих истинных потребностей и приоритетов позволяет вам развивать в себе лидерские навыки. в лучших традициях менеджмента вам необходимо начать с планирования и тайм менеджмента. Адекватное и умелое планирование позволяет вам быстрее, эффективнее, успешней и с большим удовольствием выполнять любую работу. На тренинге тайм менеджмента формируется навык эффективного планирования. Большинство людей не совсем точно представляют, как они тратят свое время. Даже если вы уделяете работе много времени, прилагая при этом максимум усилий, возможно, вы будете поражены, увидев, что большинство своих усилий и энергии вы расходуете на мелкие незначительные дела, пустяки, рутинные задачи или же на отвлекающие вас от работы факторы. Вооружившись информацией, полученной в результате проведенного анализа, вы сможете разработать и составить эффективный и гибкий план тайм менеджмента. Он позволит вам добиваться значительных результатов, однако оставит простор для маневра при внесении корректив в случае форс-мажорных обстоятельств. Даже если многие ваши поступки и действия диктуются требованиями должностных обязанностей и условиями работы, у вас сохранится достаточно степеней свободы, чтобы принимать решения относительно всевозможных аспектов осуществляемого. Почти все люди, добившиеся в жизни значительного успеха, признают целесообразным и разумным использовать методы тайм менеджмента для повышения собственной эффективности и производительности труда.  Тренинг тайм менеджмента формирует у руководителей навык эффективности. Ежедневный или еженедельный список обязательных к исполнению дел - это другой метод тайм менеджмента, необходимый для  достижения более важных целей, к которым вы стремитесь. Список запланированных дел позволяет вам контролировать ваш прогресс и верность выбранному пути. Он ежедневно фокусирует ваше внимание на наиболее важных и значимых проектах, освежает и «встряхивает» память. Ведение списка того, что вам надо выполнить, так же существенно и обязательно, как и использование методов тайм менеджмента вообще. Письменное фиксирование задач позволяет вам сохранить чувство реальности, закрепить в памяти все запланированные мероприятия и сформировать внутреннюю убежденность в своей способности выполнить все записанные пункты. Фиксируя на бумаге свои задачи, вы перед самим собой берете обязательство выполнить их и повышаете свою решимость добиться максимальной эффективности предпринимаемых действий. В зависимости от ваших должностных обязанностей составляемый вами список планируемых дел и задач может быть как простым и коротким, так и сложным и комплексным. Разбейте его на несколько разделов: планируемые звонки, что необходимо записать, какие следует подготовить отчеты, что надо прочитать, с кем встретиться. Или сделайте несколько иначе: просто составьте список планируемых дел и задач, пронумеруйте его в зависимости от приоритетности, начиная с 1 и далее по порядку до конца. Выполнив какую-либо задачу или завершив запланированное действие, вычеркните этот пункт из списка. Периодически просматривайте и проверяйте свой список, дабы удостовериться, что вы следуете согласно намеченному графику. Для реализации каждого пункта отведите достаточно времени и старайтесь не выбиваться из графика. Осуществив намеченный пункт перечня вовремя или даже немного ранее запланированного срока, вы почувствуете наслаждение и удовлетворение. А это очень важные чувства для общей эффективной и успешной работы. Одним из видов данного метода тайм менеджмента является контрольный лист комплексных задач, в котором вы можете указать множество мелких повседневных дел. Доверяя этот список вашей памяти, вы тратите ценное время и энергию. Время - это та материя, из которой соткана жизнь, от вашей  системы тайм менеджмента зависит ваша жизнь. Тренинг тайм менеджмента предусматривает планирование основных сфер жизни. Если вы впустую тратите значительное количество времени и энергии, ваша жизнь никогда не станет полной и насыщенной, некоторая ее часть будет для вас утеряна. Не доверяйте эти составляющие своей жизни и без того перегруженной памяти. Простой контрольный список поможет вам. Контрольный список, регламентирующий сложный и многогранный проект, позволит вам обеспечить выполнение каждого промежуточного этапа согласно запланированному графику. 

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА: ОРГАНИЗАЦИЯ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА  

С процессом тайм менеджмента тесно взаимосвязан процесс его организации. Организация тайм менеджмента придает вашим планам конкретные форму и очертания. Для некоторых людей процесс организации тайм менеджмента создает непреодолимые  сложности, для других - это некое поминутное распределение времени, при котором не остается ни единой свободной минуты. Здесь важно правильно определить «золотую середину». Правильная организация тайм менеджмента - это следствие грамотного планирования. Тщательно продуманная организация времени позволяет эффективно  использовать неожиданно появившиеся свободные минуты. На тренинге тайм менеджмента руководителями формируется эффективная стратегия тайм менеджмента как персонального так и корпоративного. Отправляясь куда-либо, предусмотрите несколько способов эффективного использования времени на случай, если вам придется кого-либо ждать. Один из них - носить в своем портфеле книгу или журнал. Даже одна прочитанная страница или параграф уже могут предоставить вам пищу для размышлений или предложить какую-либо интересную мысль. Просто  удивительно, сколько таких страниц вы прочитаете за месяц или неделю.

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА: ИСКУССТВО ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА  

Тайм менеджмент - это искусство обеспечения выполнения рабочих задач в определенное время. Первое необходимое условие для успешного тайм менеджмента - овладение искусством эффективного управления собой. На тренинге тайм менеджмента формируется система личных и бизнес целей. Если вы сможете обеспечивать и поддерживать свое движение к намеченным целям в соответствии с зафиксированными планами, вам будет гораздо легче сплотить вокруг себя людей и эффективно организовать их для выполнения предусмотренных планом действий. Мы слишком часто откладываем дела на потом. Основной причиной того, что мы переносим осуществление запланированного действия на неопределенное будущее, служит наш страх. Возможно, мы колеблемся с принятием окончательного решения из-за боязни, что оно может быть ошибочным. Иногда проект кажется настолько объемным и сложным, что мы втайне подсознательно опасаемся, что не осилим его до конца. В связи с этим, мы оттягиваем начало конкретных действий, объясняя это тем, что у нас недостаточно информации для окончательного решения, что завтра это сделать гораздо удобнее или же что не стоит начинать такую большую работу сегодня, поскольку уже поздно. Простой прием тайм менеджмента - внести в список планируемых дел и задач несколько небольших промежуточных мероприятий, связанных с большим проектом, - поможет вам преодолеть желание отложить начало работы; простые действия позволят вам приступить к большому проекту. Поскольку такую небольшую задачу можно легко выполнить в течение нескольких минут и неудача не страшна, то ее стоит указать в списке запланированных дел. Начав работу с малого, вы почувствуете энтузиазм и уверенность в своих силах довести работу до конца. Тайм менеджмент требует делегирования определенных  полномочий и работ другим сотрудникам. На тренинге тайм менеджмента формируется навык эффективного делегирования полномочий. Проблема неспособности эффективно делегировать выполнение задач и обязанностей кроется в ваших внутренних стереотипах. Некоторые перфекционисты настаивают на выполнении любой задачи «на шесть с плюсом», в душе они втайне верят, что никто другой кроме них настолько умело не справится с задачей. Однако многие повседневные незначительные задачи вовсе не стоят времени, которое придется затратить на их безукоризненное выполнение. Другим людям трудно делегировать часть своих обязанностей из-за их неверия  в собственные возможности эффективного межличностного общения. Они говорят: «На выполнение этой задачи мне понадобится меньше времени, чем на объяснения». Возможно, в данный момент они и правы, однако, тщательно объяснив, как правильно выполнять ту или иную задачу, они избавятся от необходимости делать это в дальнейшем. Некоторые боятся делегировать другим выполнение своих обязанностей, поскольку опасаются, что их сотрудники станут справляться с этими задачами лучше них самих. Когда вы стремитесь к достижению собственных целей, вам нет необходимости опасаться превосходства другого сотрудника; напротив, качественное выполнение сотрудниками своих обязанностей и возложенных на них задач укрепляет ваши позиции, а не представляет угрозу для вас. Хороший способ тайм менеджмента, чтобы преодолеть нежелание делегировать часть своих обязанностей и полномочий, заключается в том, чтобы рассчитать стоимость часа своего рабочего времени на основе годового заработка.  На тренинге тайм менеджмента происходит расчет стоимости одного часа рабочего времени. Выполнив расчеты, задайте себе вопрос, а стоят ли рутинные задачи вашего времени. Вам вряд ли захочется платить за литр молока как за десять, точно так же вы поймете, что не стоит тратить большое количество своего драгоценного времени на выполнение «литровой» задачи. Сравните стоимость вашего времени и результат рутинной задачи. Определив наиболее приемлемый и эффективный способ выполнения этой задачи, поступайте согласно своему решению и затем отключитесь от нее. Переведите свое внимание на выполнение более важных задач.  Один из наиболее результативных подходов к максимально эффективному управлению времени - направить все свое внимание на текущую задачу, не отвлекаясь на другие, менее приоритетные. На тренинге тайм менеджмента формируется навык расстановки жизненных приоритетов. Готовя отчет, забудьте обо всем остальном; общаясь с коллегой, внимательно слушайте его и не пытайтесь в этот момент подписывать письма; научитесь не обращать внимания на внешние отвлекающие факторы. Этот простой принцип также эффективно работает и в других областях жизни, например в семье. Ребенок, которому родители целенаправленно уделяют тридцать минут в день, испытывает к ним более теплые отношения, чем тот, кто проводит с родителями весь день, однако общается «постольку поскольку», между просмотром телевизионных программ или чтением газет. 

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА: КОНТРОЛЬ 

Даже в совершенстве овладев навыками планирования и организовав выполнение задач и повседневных дел, научившись эффективно управлять своим временем, вы по-прежнему будете испытывать неудачи и разочарование, если не научитесь контролировать соблюдение методов тайм менеджмента.  Благие намерения зачастую испаряются, и мы начинаем хаотично суетиться под давлением внешних обстоятельств, отвлекаясь от наших четко определенных планов. Контроль - это ключевой фактор успешного тайм менеджмента. На тренинге тайм менеджента формируется навык контроля. Вот несколько рекомендаций для деловых людей. Один из наиболее эффективных способов - введение «часа тишины», в течение которого вы недоступны для остальных. Выберите время, когда вас можно беспокоить только при возникновении крайней необходимости или чрезвычайной ситуации, оповестите о нем всех, с кем вы общаетесь. Именно такой период даст вам возможность добиться не случайной, а совершенной производительности; вместо разочарования вы успешно осуществите все свои начинания. Возможно, вам труднее всего говорить «Нет» в ответ на просьбу. Может быть, вы слишком заняты, поскольку соглашаетесь взяться за все проекты, которые вам  предлагаются? Вернитесь к списку приоритетов. Еще раз взгляните на свои цели. Когда кто-то просит вас уделить ему время, подумайте, а поможет ли это вам добиться своих собственных целей. Если нет, заставьте себя научиться говорить твердое «Нет».  На тренинге тайм менеджмента формируется навык говорить "НЕТ". Ваш отказ вовсе не свидетельствует о том, что вы отвергаете самого человека или признаете затею бессмысленной и не стоящей вашего времени. Говоря «нет», не оправдывайтесь и не приносите извинений. Это ваша жизнь - ваше право контролировать ее. 

ТРЕНИНГ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА: ЛИЧНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ   

Вам удастся более эффективно использовать свое время только тогда, когда вы  готовы и стремитесь лично отвечать за свои действия. Если вы берете на себя ответственность за свои поступки, значит, вы, а не кто-то другой, контролируете вашу жизнь. Тогда каждый новый день не обманет ваших ожиданий, но принесет вам волнующее ожидание манящего и неизведанного. Бенджамин Франклин сказал: «Вы любите жизнь? Тогда не транжирьте напрасно свое время, ведь именно из него соткана ваша жизнь».  Продолжение следует ... на тренинге тайм менеджмента